Informe de Gestión Operativa
del Equipo Comercial Mayorista

Se requiere un repositorio de contratos PDF de franquicias (53 locales) y alertas automáticas al equipo comercial cuando el vencimiento esté a menos de 3 meses, activando el protocolo de renovación con tiempo suficiente.

Cada pedido pasa por múltiples etapas: aprobación, armado en depósito, verificación y despacho. Hoy no existe un seguimiento unificado visible para el equipo comercial, ni notificaciones automáticas al cliente cuando el pedido avanza de etapa.

En precompras a cuotas, el cliente entrega remitos y cheques. Cuando Administración cobra esos cheques, debe generarse la factura correspondiente. Hoy ese proceso es manual: Administración avisa al equipo comercial, alguien redacta un mail a Vero con los datos del remito a facturar. Hay 125 remitos pendientes en este momento. Un error de tipeo implica la pérdida de cobro de un remito, con impacto financiero significativo.

Para conocer la ficha de un cliente mayorista (fecha de alta, localidad, reposiciones, caída de compra, inactividad, deuda, saldo de precompra) el equipo debe hacer consultas manuales en múltiples sistemas. Esto es lento, no escalable, y no permite análisis profundo.

Para vender de manera activa, el equipo comercial y los clientes mayoristas necesitan visibilidad en tiempo real de qué productos están siendo los más solicitados en el canal retail. Hoy esa información existe en sistemas separados y el mayorista no tiene forma rápida de saber qué está "hot" en el mercado para orientar su reposición.

La aplicación debe ser la fuente de verdad. Hoy los datos de inventario, precios y productos residen en Presea. La sincronización debe ser automática para evitar desalineaciones.

Hoy el cliente solo accede a la plataforma para hacer un pedido. Falta visibilidad del seguimiento de sus órdenes y no hay canal para que cargue su venta diaria de forma estructurada.

Los clientes pueden seleccionar productos sin stock. Una vez confirmado el pedido, el equipo comercial debe conversar con el cliente para sustituir o eliminar esos ítems, generando gestión manual y fricción.

Cada cliente mayorista tiene un límite de crédito asignado. La evaluación de un nuevo pedido debe considerar: deuda actual + saldo de precompra pendiente + monto del nuevo pedido. Si suma más que el límite, el sistema debe alertar o bloquear según la política de excepciones.

Sin métricas visibles, es imposible medir el impacto de las mejoras implementadas. La dirección necesita visibilidad de desempeño comercial: quién vende qué, a quién, con qué frecuencia, y cómo evoluciona.

Cuando un cliente recibe un producto dañado o defectuoso, debe poder registrar la devolución de forma rápida sin fricciones. Hoy ese flujo es manual y lento.

Actualmente, cuando se despachan pedidos, se envía un mail consolidado con todos los despachos del día. Alguien debe procesar ese mail manualmente para actualizar los estados en el sistema, generando retraso e inconsistencias.

Problema: La app de mayoristas requiere datos frescos de Presea: catálogo de productos, precios, stocks, datos de clientes.

Automatización: Un cron diario en n8n se conecta vía FTP a Presea, descarga los archivos de productos, stocks y clientes, los procesa y actualiza la base de datos de la aplicación. La sincronización ocurre en horarios off-peak para no impactar performance. Cualquier inconsistencia genera un log de auditoría.

Problema: Sin visibilidad de vencimientos, hay riesgo de desprotección legal de contratos de franquicias.

Automatización: Un cron semanal en n8n consulta la BD maestro de franquicias. Si una fecha de vencimiento está a 90 días o menos, el flujo crea automáticamente un evento en Google Calendar, despacha un correo formal con el contrato adjunto al equipo comercial y Legales, y registra la alerta en la aplicación para auditoría.

Problema: Riesgo millonario por errores de tipeo en el proceso manual de facturación de remitos de precompra contra cheques.

Automatización: Cuando Administración registra el cobro de un cheque en la app, se dispara un webhook que activa el workflow. n8n identifica automáticamente el remito asociado, extrae los datos validados, genera la factura con los datos correctos, la carga en la app y despacha notificación al cliente con el comprobante. Cero intervención manual, cero riesgo de error de tipeo.

Problema: El cliente no tiene visibilidad de avance del pedido. Cada cambio de estado debe notificarse de inmediato.

Automatización: Cada vez que un equipo (aprobación, depósito, verificación, despacho) actualiza el estado de un pedido en la app, se dispara un webhook. n8n redacta una notificación personalizada (mail + SMS opcional) al cliente informando el nuevo estado, estimados de entrega y próximos pasos. La notificación queda registrada en el historial del pedido para auditoría.

Problema: Cuando un producto llega a stock crítico, nadie es alertado automáticamente, lo que puede resultar en promesas incumplidas a clientes.

Automatización: Un cron diario consulta los stocks desde la sincronización Presea. Si un producto cae por debajo de su nivel mínimo configurado, n8n genera una alerta enviada al equipo comercial con detalles del producto, nivel actual y nivel mínimo. Permite reordenar a tiempo.

Problema: Un cliente puede intentar hacer un pedido que excede su límite de crédito, generando excepciones que deben aprobarse manualmente.

Automatización: Cuando un gerente aprueba una excepción de crédito en la app, se dispara un webhook. n8n redacta una notificación a Dirección y Administración con detalles de quién solicitó la excepción, por cuánto, y la justificación. Queda registrada para reporting de riesgo crediticio.

Problema: Cuando un cliente registra una devolución, debe generarse una notificación para que Recepción esté preparada y pueda procesar rápido.

Automatización: Cuando el cliente genera una orden de devolución en la app, se dispara un webhook. n8n envía una notificación inmediata al equipo de Recepción con el número de devolución, código QR de la guía, productos esperados y fotos adjuntas. También crea un evento en el calendario del equipo para prepararse antes de que llegue.

Problema: Los franquiciados deben cargar sus ventas diarias en la app, pero algunos olvidan o no lo hacen a tiempo, impactando la analítica.

Automatización: Un cron diario en n8n verifica si cada franquicia cargó sus ventas del día. Si faltan datos después de una hora específica (ej: 18:00), el flujo dispara un recordatorio automático por mail o WhatsApp al responsable de cada franquicia, con un botón directo a la app para cargar. Si sigue sin cargar después de 24 hs, escala una alerta al equipo comercial. Los datos que el franquiciado carga en la app (seleccionando productos de su stock de forma amigable) se registran automáticamente sin transcripción manual, mejorando la calidad de la analítica.